Tołpa

Torf Corporation Fabryka Leków Sp. z o.o. istnieje od 1989 r. Firma zdobyła uznanie i lojalność polskich klientów, którzy szanują ją za wysoką jakość produkowanych wyrobów oraz kontynuację wieloletnich badań Profesora Tołpy poświęconych leczniczym właściwościom torfu. Jako jedyna na świecie, Torf Corporation posiada patent na unikalny ekstrakt torfowy, który zachowując właściwości torfu charakteryzuje się jasną, kremową barwą. Na początku działalności, firma koncentrowała się na produkcji leku – Preparatu Torfowego Tołpa (PTT). Długoletnie badania Profesora Tołpy i jego współpracowników udowodniły immunoregulacyjne i immunostymulujące działanie ekstraktu torfowego na organizm człowieka. Z czasem firma Torf Corporation zaczęła wykorzystywać ekstrakt torfowy do produkcji innowacyjnych kosmetyków i past do zębów pod marką TOŁPA. Dzięki wysokim europejskim standardom jakości, bogatemu doświadczeniu badawczo-rozwojowemu oraz nowoczesnej technologii Torf Corporation dostarcza klientom bezpieczne, zdrowe i skuteczne produkty. Jakość i innowacyjność kosmetyków potwierdzają liczne nagrody i wyróżnienia na polskich i zagranicznych rynkach. Oferta firmy kierowana jest zarówno do klientów detalicznych jaki i do ośrodków SPA oraz gabinetów kosmetycznych. Sprzedaż wyrobów odbywa się poprzez różne kanały dystrybucji, w tym największe sieci handlowe, apteki oraz firmowe punkty sprzedaży detalicznej. Siedziba i zakład produkcyjny znajdują się w Kątach Wrocławskich.

Zanim firma zdecydowała się na wdrożenie zintegrowanego systemu klasy ERP prowadziła przez wiele lat swoją działalność w oparciu o kilka różnych systemów. Wspierały one poszczególne działy firmy, jak: księgowość, sprzedaż czy kadry i płace. Pozostawiały one jednak wiele do życzenia jeśli chodzi o integrację oraz spójność danych. Ze względu na dużą liczbę dokumentów wprowadzanie tych samych informacji w kilku miejscach było bardzo czasochłonne. Uzyskanie przekrojowej informacji z wielu systemów było trudne i kosztowało wiele wysiłku. Obsługa kilku kanałów sprzedaży i dystrybucji wyrobów była utrudniona ze względu na braki funkcjonalne w zakresie centralnego kształtowania polityki cen i dostaw. Niedomagania techniczne rozwiązań pracujących w środowisku DOS i na bazach DBF powodowały częste awarie i brak dostępu do wiarygodnych danych o stanie firmy. Brak jednego zintegrowanego systemu w całej firmie skutkował tym, że obsługa poszczególnych procesów nie przebiegała płynnie i trudno było je optymalizować. W bardzo szerokim zakresie wykorzystywano pomocnicze arkusze Excelowe, które umożliwiały jakiekolwiek panowanie nad zasobami firmy. W sferze produkcji były one jedynym narzędziem wspierającym pracę tego działu. W branży farmaceutycznej i kosmetycznej obowiązują restrykcyjne normy zapewnienia jakości, które nakładają na firmy obowiązek odpowiedniej ewidencji i przetwarzania danych. Niestety posiadane programy nie potrafiły w pełni sprostać temu zadaniu.

Reasumując, posiadane oprogramowanie było istotną barierą w rozwoju firmy, zarówno jeśli chodzi o nowe produkty, jak i rynki zbytu oraz kanały dystrybucji. Szczególnie trudne było sprostanie oczekiwaniom dużych sieci handlowych z którymi współpracuje Torf Corporation. Dla firmy stawiającej sobie za jeden z priorytetów najwyższy poziom obsługi klienta oraz zadowolenie partnerów biznesowych posiadanie nowoczesnego systemu klasy ERP stało się krytyczne.

W połowie 2008 roku zarząd Torf Corporation podjął decyzję o wdrożeniu nowego systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie firmą. Na potrzeby tego projektu powołano w firmie specjalnego koordynatora. Firma już wcześniej przyglądała się różnym systemom, a także przygotowany został opis oczekiwanych funkcjonalności. Po prezentacjach, wizytach referencyjnych oraz analizie ofert do finalnych rozmów wytypowano system Comarch CDN XL oraz partnera Comarch firmę Infortes z Wrocławia. Ostateczne decyzja o współpracy została podjęta po kilku dodatkowych spotkaniach, których celem była finalna weryfikacja możliwości programu oraz firmy wdrożeniowej. Zdecydowano się na Comarch CDN XL ponieważ:

• jego funkcjonalność w największym zakresie pokrywała się z oczekiwaniami firmy,
• program posiadał referencje w firmach o zbliżonym profilu działalności,
• koszty jego zakupu oraz utrzymania prezentowały się dość atrakcyjnie,
• firma Infortes zaprezentowała się jako doświadczony i wiarygodny partner wdrożeniowy.

Wdrożenie rozpoczęło się w sierpniu 2008 roku od kompleksowej analizy przedwdrożeniowej, która odpowiedziała szczegółowo jaki będzie zakres wdrożenia oraz jego harmonogram. W tym etapie doprecyzowano także zasady komunikacji i odbioru zadań. Strategiczną decyzją było wydzielenie uruchomienia modułu produkcyjnego do odrębnego etapu wdrożenia. Praca na danych rzeczywistych rozpoczęła się w styczniu 2009 roku. Pierwszy etap objął wdrożenie następujących modułów Comarch CDN XL: Sprzedaż, Zamówienia, Import, Księgowość, Kadry i płace, Środki trwałe, e- sklep oraz ECOD. W systemie pracuje łącznie blisko 40 jednoczesnych użytkowników. W trakcie implementacji systemu wykorzystano dodatkowe rozwiązania rozszerzające standardową funkcjonalność systemu Comarch CDN XL: moduł do zaczytywania informacji z faktur firm transportowych (w celu usprawnienia procesu kontroli kosztów wysyłek), moduły autorskie Infortes do Comarch CDN XL, umożliwiające analizę ABC wyrobów gotowych oraz optymalizację stanów magazynowych. Z Comarch CDN XL drukowane są etykiety na drukarkach kodów kreskowych.

Comarch CDN XL jest obecnie głównym systemem informacyjnym Torf Corporation. Wdrożenie diametralnie zmieniło możliwości dostępu do danych o firmie, ale przede wszystkim firma jest w posiadaniu platformy informatycznej z którą może śmiało myśleć o dalszym rozwoju. Już w tej chwili wiadomo, że będą uruchamiane kolejne moduły i funkcjonalności. Obecnie trwa wdrożenie modułu wspierającego kompleksowo zarządzanie produkcją. System będzie optymalizował zarządzanie zasobami produkcyjnymi firmy, a także szczegółowo ewidencjonował informacje o zdarzeniach zachodzących na produkcji. Do tego celu zostaną zainstalowane specjalne terminale komputerowe w pomieszczeniach produkcyjnych. Do głównych korzyści z wdrożenia możemy zaliczyć m.in.:

• podniesienie poziomu obsługi klientów i składanych przez nich zamówień, poprzez ujednoliconą, kompletną i powszechnie dostępną bazę kontrahentów oraz dokumentów handlowych i magazynowych,
• zdecydowane podniesienie zakresu i jakości informacji o aktualnym stanie firmy (m.in. stany magazynowe, stan rozrachunków i środków pieniężnych),
  obniżenie pracochłonności obsługi zamówień poprzez automatyzację procesu ich składania i przetwarzania w firmie,
• podniesienie rentowności sprzedaży, dzięki świadomemu kształtowaniu centralnej polityki cenowej i rabatowej,
  dzięki bezpiecznej bazie i odpowiedniej infrastrukturze zredukowano koszty przestojów, które miały miejsce wcześniej przy niestabilnym programie komputerowym,
• podniesienie efektywności pracy mobilnych przedstawicieli handlowych, poprzez zapewnienie im dostępu on-line do informacji o ich klientach oraz oferowanych produktach,
• redukcja kosztów ewidencji i przetwarzania informacji w dziale księgowym, dzięki zastosowaniu złożonych schematów księgowania dokumentów, automatyzacji procesu rozliczania kosztów na wyroby, współpracy systemu księgowego z systemem home bankingu.