Gwarant

GWARANT Agencja Ochrony S.A. jest firmą o zasięgu ogólnopolskim pod względem technologicznym i organizacyjnym. Firma od 2010 roku jest notowana na rynku NewConnect warszawskiej giełdy. Główna siedziba spółki znajduje się w Opolu. Oferta firmy obejmuje usługi ochrony i technologii bezpieczeństwa oraz utrzymania czystości. Zgodnie z prowadzoną polityką jakości, firma znaczny nacisk kładzie na standard świadczonych usług aby spełniały oczekiwana i wymagania klientów. Potwierdza to uzyskany, utrzymywany i ciągle doskonalony System Zarządzania Jakością ISO 9001:2008. Aktualnie firma zatrudnia około 1400 wykwalifikowanych pracowników. Realizacja długoterminowych kontraktów z klientami biznesowymi, pozwala na stabilizację finansową potwierdzoną otrzymanymi nagrodami „Gazele Biznesu 2007, 2008, 2009, 2010”. Z usług firmy korzystają między innymi: Metro Group, Tesco, Süedzucker Polska, PGiNG S.A., Budimex S.A., Pol Aqua, PKN ORLEN S.A.Gwarant posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie, a profesjonalizm kształtują ludzie, którzy pracują w branży ochrony od wielu lat. Profesjonalna kadra i nowoczesny sprzęt stanowią podstawę przewagi konkurencyjnej, a kwalifikacje pracowników i nowoczesne rozwiązania technologiczne są głównymi kierunkami inwestycji. W najbliższym okresie Gwarant S.A. chce konsolidować rynek usług ochrony, a docelowo firma chce być notowana na głównym parkiecie warszawskiej Giełdy Papierów Wartościowych.

Przełomowym momentem w historii spółki było wejście na rynek równoległy GPW w 2010 roku. W tym samym okresie podjęto decyzję o wdrożeniu nowoczesnego, zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie firmą. Decyzja ta była podyktowana chęcią optymalizacji przebiegu niektórych procesów w firmie oraz potrzebą diametralnej zmiany jakości w raportowaniu zdarzeń zachodzących w firmie. Zarówno na potrzeby wewnętrzne jak i zewnętrzne (inwestorzy, giełda). Wcześniej firma korzystała z wielu nie współpracujących ze sobą programów, które były uzupełnione dedykowanymi arkuszami kalkulacyjnymi oraz autorskimi programami. Aplikacje pochodziły od różnych dostawców, w większości wykorzystywały przestarzałą technologię baz danych i pracowały w środowisku DOS. Oczywiście dzięki dużemu zaangażowaniu pracowników systemy informatyczne „nadążały” za rozwojem firmy, ale było to bardzo czasochłonne i kosztowne. Poza tym, istniało realne zagrożenie, że w pewnym momencie skala działalności firmy przerośnie możliwości posiadanych programów. Istotnym utrudnieniem w działalności firmy było także to, że o ile procesy księgowe czy kadrowo-płacowe były dość sprawnie wspierane przez oprogramowanie, to wiele kluczowych procesów operacyjnych nie było zautomatyzowanych i dane często były przetwarzane półautomatycznie lub ręcznie. Przy rosnącej skali działalności krytyczne stało się m.in. ewidencjonowanie i automatyzacja rozliczania umów z kontrahentami. Klientami Gwarant S.A. są największe działające w naszym kraju firmy, oczekują one nie tylko wysokiej jakości usług świadczonych po konkurencyjnych cenach, ale także sprawnej obsługi rozliczeń wynikających z zawieranych umów.

Wstępna analiza dostępnych na rynku systemów wykazała, że oferta systemów ERP dla firm produkcyjnych i handlowych jest bardzo szeroka, gorzej z rozwiązaniami dla firm usługowych. Większość najpopularniejszych systemów nie posiada nawet modułów, które mogłyby wspierać działalność operacyjną agencji ochrony. Istotną wadą zagranicznych pakietów ERP były braki w zakresie modułów HR, a przy ponad 1 000 zatrudnionych ten właśnie moduł ma ogromne znaczenie. Ważnym kryterium oceny dostawców była także wiarygodność i stabilna pozycja producenta rozwiązania. Nie bez znaczenia były naturalnie koszty wdrożenia oraz utrzymania systemu.

W tej sytuacji spółka skłaniała się ku systemowi:

• sprawdzonemu w polskich warunkach i ze stabilnym wsparciem producenta,
• składającemu się przynajmniej z modułów wspierających obszary: księgowości, kadr i płac, fakturowania, zarządzania kontaktami z klientem, serwisu oraz obsługi umów,
• wydajnemu i nowoczesnemu od strony bazy technologicznej.

Po prezentacjach oraz analizie ofert firma zdecydowała się na system Comarch CDN XL, a do wdrożenia wybrano Platynowego Partnera Comarch, firmę Infortes z Wrocławia. O wyborze Infortes zdecydowały najwyższe kompetencje wdrożeniowe tej firmy oraz bardzo dobre opinie jej Klientów. Wstępne założenia dla projektu zostały uszczegółowione na etapie analizy przedwdrożeniowej. Moduły Comarch CDN XL wspierające m.in. Księgowość, Kadry i płace, Sprzedaż, CRM zostały uzupełnione przez moduły i rozszerzenia programu przygotowane przez firmę Infortes. Jednym z nich jest moduł wspierający działalność operacyjną – Infortes 4Services, który jest zintegrowany z pozostałymi modułami systemu Comarch CDN XL. Umożliwia on między innymi szczegółową ewidencję umów oraz ich rozliczanie w oparciu o dane z ich realizacji. Ze względu na różne modele rozliczeń uzgodnione w umowach z Klientami musi on obsługiwać każdy wariant kalkulowania wartości faktury. System ten stanowi także bazę dla raportów generowanych na potrzeby wewnętrzne i zewnętrzne (np. Księga Realizacji Umów). Innym istotnym autorskim uzupełnieniem systemu przygotowanym przez Infortes był moduł Infortes – Obieg dokumentów, który porządkuje przetwarzanie dokumentów wpływających do firmy. Prace wdrożeniowe objęły także m.in. migrację danych z użytkowanych wcześniej programów oraz szkolenia. Ze względu na konieczność sprawnego przetwarzania dużych ilość danych firma Infortes zaproponowała i dostarczyła odpowiednie serwery IBM oraz oprogramowanie Microsoft.

Projekt zakończył się sukcesem i już w rok 2011 firma Gwarant S.A. weszła z nowym systemem informatycznym (część prac była realizowana jeszcze w pierwszym półroczu tego roku). Do głównych korzyści z wdrożenia można zaliczyć:

• znaczące (około 30%) skrócenie czasu przetwarzania danych z realizacji umów, które są podstawą do fakturowania,
• wyeliminowanie generowania błędnych faktur oraz 100% kontrola nad kompletnym rozliczeniem wszystkich prac wykonywanych w danym miesiącu,
• dostęp do pełnej, aktualnej i spójnej bazy informacyjnej dla uprawnionych pracowników spółki,
• stworzenie sprawnego modelu raportowania finansowego i rzeczowego na potrzeby zarządzania spółką, inwestorów oraz instytucji zewnętrznych.

„Jednym z kierunków rozwoju GWARANT S.A. jest dalsze zwiększanie udziału firmy w rynku usług ochrony, realizujemy ten cel poprzez wzrost organiczny, jak i przejęcia. Nasza firma działa w bardzo konkurencyjnym otoczeniu i wdrożony przez na system informatyczny wspomagający zarządzanie jest jednym z narzędzi umożliwiających nam sprawne funkcjonowanie.”

Edward Kuczer – Prezes Zarządu „GWARANT” Agencja Ochrony S.A.