Fabryka Papieru Dąbrowica

Fabryka Papieru Dąbrowica jest jedną z najstarszych papierni w Polsce. Historia firmy rozpoczęła się w 1837 roku i nieprzerwanie trwa do dziś. Od 1996 roku firma jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością ze 100% polskim kapitałem. Siedziba firmy oraz zakład produkcyjny są zlokalizowane w Dąbrowicy koło Jeleniej Góry. Firma zajmuje się produkcją papieru oraz świadczy usługi w zakresie cięcia papieru. Oferta firmy to papiery białe celulozowe i makulaturowe oraz szare makulaturowe i typu kraft. Usługi w zakresie cięcia papieru obejmują cięcie z roli na role oraz z roli na arkusze. Firma specjalizuje się w produkcji papierów w bobinie. Odbiorcami są między innymi: Wepa Professional Piechowice S.A, ICT Poland Sp z o.o. , Imperial Tobacco Polska S.A. , Kimberly – Clark S.A., Unipap Sp z.o.o., Krajowa Spółka Cukrowa, MetsaTissue Scandinavian Tobacco.

Przed wdrożeniem systemu zintegrowanego firma użytkowała programy od różnych dostawców obsługujące wybrane działy. W związku z tym obsługa ewidencji operacji gospodarczych była mocno utrudniona i czasochłonna. Od strony technicznej było to oprogramowanie pracujące w środowisku dos i na przestarzałych bazach danych. Uzyskanie pełnej i wiarygodnej informacji o stanie np. rozrachunków wiązało się z tym, że trzeba było pobierać i weryfikować dane z dwóch programów. Wiele informacji było zapisywanych w arkuszach kalkulacyjnych, a także w ewidencji papierowej. Branża w której działa firma wymaga szczegółowej ewidencji partii. Oznacza to ewidencję stanów wyrobów, sprzedaży i wydań z dokładnością do rolki, zwoika itp. Posiadane systemy nie potrafiły w wystarczający sposób zarządzać takimi zasobami. Wiązało się to m.in. z tym, że zawierające bardzo dużą liczbę pozycji specyfikacje wysyłkowe były tworzone ręcznie, poza programem magazynowym. Programy nie radziły sobie także z analizami działalności firmy (m.in. sprzedaż z podziałem na grupy wyrobów, ryki etc.). Wiele raportów na potrzeby wewnętrzne (m.in. raporty finansowe) i zewnętrzne (np. Intrastat) było wykonywanych ręcznie, poza systemami. Ponadto organizacja pracy w poszczególnych działach, gdy każdy pracuje na innym programie rodziła wiele problemów i trudno było o sprawny przepływ informacji, w tym obsługę zamówień od klientów.

W związku z powyższym, na początku 2005 roku, zarząd firmy podjął decyzję o wdrożeniu zintegrowanego systemu informatycznego, który swoim zakresem działania obejmie całą firmę i wyeliminuje bolączki obecnych rozwiązań. Istotnym kryterium wyboru, było także to, żeby dostawca zapewniał rozwój programu oraz sprawny serwis po wdrożeniu.

Wybór systemu został poprzedzony prezentacjami kilku firm, które próbowały przedstawić w jaki sposób oferowany przez nich system może wspierać procesy Fabryki Papieru. Po zebraniu i analizie ofert wybrano system Comarch CDN XL oferowany przez firmę Infortes z Wrocławia. Zdecydowano się na ten system między innymi dlatego, że:

• jego funkcjonalność pokrywała w największym stopniu oczekiwania firmy, w tym także specyficzne związane z obsługą rolek i zwoików,
• interfejs programu jest przyjazny oraz intuicyjny,
• Comarch jako polski producent zapewnia stałe dopasowanie do przepisów obowiązujących w Polsce,
• cena zakupu i utrzymania była atrakcyjna w porównaniu z systemami zachodnich producentów.

Przy wyborze nie bez znaczenia był także fakt, że firma wdrożeniowa Infortes zaprezentowała się bardzo profesjonalnie, a jej konsultanci łatwo nawiązywali kontakt z naszymi pracownikami i rozumieli specyfikę naszej działalności.

Wdrożenie trwało kilka miesięcy i rozpoczęło się od szczegółowej analizy przedwdrożeniowej. Określiła ona precyzyjnie potrzeby firmy i model pracy w systemie po jego wdrożeniu, a także harmonogram projektu. Wybrano do wdrożenia następujące moduły systemu: Zamówienia, Sprzedaż, Serwis, Księgowość, Kadry i płace, Środki trwałe oraz Import. Przed uruchomieniem Comarch CDN XL przeprowadzono migrację danych z wcześniej użytkowanych programów i przeszkolono użytkowników. Poza standardową funkcjonalnością Comarch CDN XL Infortes uruchomił dodatkowe funkcje związane ze specyfiką branży klienta (m.in. ergonomiczna obsługa wielopozycyjnych dokumentów wydań magazynowych czy też analizy sprzedaży wg parametrów wyrobów zapisanych w tzw. atrybutach). Comarch CDN XL został podczas wdrożenia przystosowany do pracy z systemami bankowości elektronicznej.

Wdrożenie Comarch CDN XL w Fabryce Papieru w Dąbrowicy znacznie usprawniło pracę firmy. W systemie pracuje około 20 osób, które korzystają ze wspólnych baz surowców, wyrobów, towarów i kontrahentów. Wiedza o zamówieniach sprzedaży oraz stanie ich realizacji jest łatwo dostępna co znacznie poprawia poziom obsługi klientów. Przepływ informacji i dokumentów poprzez poszczególne działy jest teraz obsługiwany przez wspólny dla wszystkich działów program co ułatwia komunikację i podejmowanie właściwych decyzji. System uporządkował gospodarkę magazynową i jest ona w tej chwili prowadzona z wykorzystaniem opcji śledzenia partii. Firma posiada informację o wyrobach z dokładnością do rolki (partii towaru). Dzięki temu szczegółowe specyfikacje do wydań towarów są drukowane automatycznie z systemu co znacznie przyśpieszyło obsługę tego procesu. Duże korzyści z wdrożenia zaobserwowano także w dziale księgowości, dzięki automatycznej dekretacji dokumentów poprzez zdefiniowane schematy księgowań. Zmodyfikowana przy okazji wdrożenia struktura planu kont oraz rejestrów umożliwia sprawną ewidencję dokumentów oraz raportowanie na potrzeby rachunkowości finansowej, zarządczej oraz podatków. Konsultanci Infortes przygotowali moduł księgowy w taki sposób, że koszty produkcji są rozliczane automatycznie w oparciu o zdefiniowane algorytmy. Oszczędność czasu przyniosło także automatyczne generowanie przelewów z systemu FK oraz KP do systemów bankowych. Po wdrożeniu systemu poprawiła się skuteczność działań windykacyjnych, które są szeroko wspierane przez system. Ewidencja kadrowo-płacowa firmy jest prowadzona także w systemie Comarch CDN XL i dzięki temu firma nie musi obawiać się nadchodzących zmian prawnych oraz może być pewna swoich rozliczeń zarówno z pracownikami, urzędem skarbowym jak i ZUS.