Najczęstsze błędy popełniane podczas wdrożeń systemów ERP

Wdrożenie systemu ERP nie jest procesem prostym. Aby działania okazały się skuteczne potrzebna jest zazwyczaj odpowiednia ilość czasu, stosownie przeszkolona i zaangażowana kadra, a także rzetelna, wieloaspektowa analiza kluczowych dla firmy wyzwań.
Biorąc pod uwagę inwestycje finansowe, które musi ponieść przedsiębiorstwo, decydując się na zakup profesjonalnego oprogramowania ERP, warto zadbać o to, aby przyniosło ono wymierne, maksymalne korzyści, skutecznie usprawniając najważniejsze aspekty pracy firmy.

Niestety, nierzadko zdarza się, że podstawowe błędy w procesie wdrażania systemu ERP przekładają się na obniżenie jego efektywności. Dla firmy konsekwencje takich pomyłek mogą być bardzo kosztowne. Źle zaplanowane wdrożenie może narazić przedsiębiorstwo na dodatkowe koszty, wynikające nie tylko z opóźnień, ale również ze spadku wydajności.
Jeśli chcesz wiedzieć, jakie są najczęstsze błędy popełniane podczas wdrożeń systemów ERP i w jaki sposób im zaradzić, koniecznie przeczytaj nasze nasze wytyczne.

Dokładnie zaplanuj przebieg wdrożenia

Częstym błędem popełnianym przez firmy jest niedostateczne zaplanowanie procesu wdrożenia systemu.
Jeśli firma zdecyduje się pominąć ten etap, istnieje ogromne prawdopodobieństwo, że w trakcie prac będzie dochodzić do niedomówień i brak porozumienia. Przyczyną takiego stanu będzie z pewnością fakt, iż osoby biorące udział w projekcie nie rozumieją dobrze realizowanych w firmie procesów biznesowych i sposobów ich ulepszenia.

Właściwy proces wdrożenia powinien więc być poparty konsultacjami. Członkowie zespołu pracującego przy projekcie (zarówno osoby wydelegowane do projektu z ramienia klienta, jak również przedstawiciele firmy wdrożeniowej) powinni być absolutnie pewni, że doskonale się rozumieją, znają najważniejsze cele, możliwości i zamierzenia. Dzięki temu mogą podążać w tym samym kierunku, co z pewnością przełoży się na mierzalne efekty.

Określ aktualną sytuację w poszczególnych jednostkach firmy

Bardzo ważne jest również przeprowadzenie wewnętrznego audytu, który pozwoli określić aktualny stan poszczególnych departamentów w firmie, zdefiniuje najważniejsze wyzwania, problemy i oczekiwania. Istotne jest, aby zaangażować do tego celu pracowników różnych szczebli. Tylko wtedy analiza okaże się kompleksowa i naprawdę miarodajna.

Wybierz sprawdzonego partnera

Sprawdzona firma wdrożeniowa to jeden z kluczowych czynników skutecznego wdrożenia systemu ERP. Wybierając partnera zwróć uwagę na jego doświadczenie, zwłaszcza w firmach o podobnym do Twojego profilu działalności. Dzięki znajomości branży, w której działasz przedstawiciele firmy wdrożeniowej będą w stanie jeszcze lepiej zrozumieć jej specyfikę oraz najważniejsze, stojące przed nią wyzwania.
Jeśli to możliwe poproś o referencje i przykłady zakończonych sukcesem wdrożeń.
Nie bój się pytać. Zadaniem firmy wdrożeniowej jest rozwianie wszystkich Twoich wątpliwości i rzetelne, wieloaspektowe wsparcie na wszystkich etapach wdrożenia systemu ERP.
Decyzja o wyborze partnera wdrożeniowego powinna być podjęta w oparciu o rzetelne, racjonalne przesłanki. Zbyt pochopne, mało przemyślane działania może mieć kompletnie odwrotny od planowanego skutek.

Myśl perspektywicznie

Wdrożenie systemu ERP to inwestycja, której zadaniem jest pomoc w realizacji wybranych celów biznesowych przez kolejne kilka, kilkanaście czy nawet kilkadziesiąt lat.
Decydując się na instalację określonych modułów i dodatków warto kierować się nie tylko aktualnymi wyzwaniami, stojącymi przed przedsiębiorstwem, ale również (a może nawet przede wszystkim) planować wdrożenie pod kątem przyszłości i tego, co może być dla firmy kluczowe za kilka czy nawet kilkanaście lat.

Przeszkol pracowników

Jak wynika z ankiety, zrealizowanej przez firmę konsultingową MorganFranklin jedynie 46 procent ankietowanych dobrze rozumie, jakich funkcji systemu ERP używa.

Oznacza to, że ponad połowa osób korzysta z systemu, którego działania i możliwości tak naprawdę nie rozumie. Takie realia mogą być spowodowane brakiem odpowiednich szkoleń pracowniczych. Wdrożenie systemu ERP nie jest jedynie instalacją nowego, profesjonalnego oprogramowania. Aby korzystać z niego efektywnie, pracownicy wszystkich szczebli powinni dokładnie poznać kluczowe dla ich stanowiska funkcje.
Ogromnie ważne jest nie tylko poznanie najważniejszych funkcjonalności, ale również zrozumienie wzajemnych powiązań pomiędzy modułami i zasadności wprowadzenia określonych rozwiązań.

Choć gruntowne przeszkolenie personelu może być procesem długofalowym i wymagającym, z całą pewnością nie warto z niego rezygnować.

Oszacuj czas potrzebny do wdrożenia systemu

Bardzo powszechną bolączką firm jest niedoszacowanie czasu potrzebnego na wdrożenie systemu. Niestety, taka sytuacja może doprowadzić do sporych strat wynikających ze zmniejszenia wydajności, zahamowania lub znacznego spowolnienia kluczowych działań przedsiębiorstwa.

Jak prawidłowo oszacować czas potrzebny do wdrożenia systemu ERP?

Istnieje na to pewna reguła. Można zrobić to w przybliżeniu, dzieląc koszty oprogramowania przez 200. Jeśli system kosztował firmę 40 tys. złotych, wdrożenie zajmie 200 roboczogodzin, czyli około 5 tygodni. Co ważne, zasada ta obowiązuje tylko wtedy, kiedy proces wspierany jest przez profesjonalnego konsultanta. Jeśli firma decyduje się na samodzielne wdrożenie (lub korzystając z minimalnego wsparcia profesjonalistów), wyliczony czas należy zwiększyć dwukrotnie.

Ustal priorytety

Często zdarza się, że ludzie oddelegowani do wsparcia procesów wdrożenia, oprócz obowiązków z tym związanych mają jeszcze dodatkowe zadania, wynikające ze specyfiki ich stanowiska. Niestety, taka sytuacja często prowadzi do tego, że nie są w stanie prawdziwie zaangażować się ani w jedne, ani w drugie czynności.
Bardzo ważne jest więc, aby stworzyć system priorytetów i jeśli to możliwe, na czas wdrożenia systemu ERP maksymalnie odciążyć pracowników, umożliwiając im skupienie jedynie na kluczowym dla firmy procesie.

System priorytetów jest ogromnie ważny również podczas samego procesu wdrożenia. Dzięki niemu poszczególni członkowie projektu będą doskonale zorientowani, które zadania są w danym momencie najważniejsze i na kiedy należy je wykonać. Równie ważny jest rygorystyczny system rozwiązywania problemów. Pozwoli on na podejmowanie właściwych działań w momencie kiedy pojawią się pierwsze symptomy jakichkolwiek kłopotów.

Pożegnaj stare oprogramowanie

Popularnym błędem popełnianym w firmach wprowadzających nowoczesne oprogramowanie ERP jest równoległe używanie starych aplikacji i narzędzi. Taka sytuacja wymusza na przedsiębiorstwie konieczność ponoszenia (często bardzo wysokich) kosztów, związanych z utrzymaniem i wsparciem niepotrzebnego już oprogramowania i sprzętu.
Biorąc pod uwagę fakt, że możliwości współczesnych systemów ERP są naprawdę ogromne, takie działania zdają się nie mieć sensu.

Testuj

Warto pamiętać, że aby testy okazały się naprawdę wiarygodne, nie mogą być przeprowadzone jedynie przez kilku użytkowników testowych.

Efektywność wprowadzonego w firmie systemu ERP najlepiej odzwierciedlą dokładne testy, przeprowadzone w rzeczywistych warunkach.
Bardzo ważne jest więc, aby zapewnić sobie możliwość kompleksowego przetestowania możliwości systemu, nie narażając firmy na straty czy opóźnienia.